SERTIFIKAT ISO 9001:2008 UNTUK SPP NEGERI BANJARBARU

SEBUAH BUKTI BAHWA KAMI KOMPAK DAN SOLID

By Ir. Endra Prasetyanta, MP as Management Representative

Mungkinkah SPP Negeri Banjarbaru mendapat sertifikat ISO 9001:2008 ?

            Pertanyaan itu banyak dilontarkan oleh pihak-pihak lain, bahkan oleh teman-teman sekantor.  Namun justru pertanyaan tersebutlah yang menjadi pemicu untuk bisa mendapatkan sertifikat tersebut.  Filosofinya cukup sederhana, “ Kalau instansi lain bisa, kenapa SPP Negeri Banjarbaru tidak bisa”.  SPP Negri Banjarbaru harus bisa mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008 pada tahun 2009.

Bagaimana Usaha SPP Negeri Banjarbaru mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008?

            Langkah awalnya adalah pada awal bulan juli 2009 membentuk kepanitiaan guna menyusun pembagian tugas penyusunan dokumen-dokumen yang diperlukan. Tentu saja hanya beberapa orang pegawai yang ditunjuk. Namun dalam perjalanannya tidak semua yang ditunjuk mau melaksanakan tugasnya dengan baik.  Sudah bukan rahasia disetiap instansi manapun pasti ada pro dan kontra termasuk di SPP Negeri Banjarbaru.  Justru itu yang menjadi bumbu perjuangan kami untuk mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008.

            Ada tiga hal pokok yang harus dipenuhi dalam ISO 9001:2008 yaitu ada prosedur tertulisnya, ada pelaksanaannya, dan ada bukti dokumennya.  Sebenarnya sebagian besar dari tiga hal tersebut sudah dilaksanakan di SPP Negeri Banjarbaru.  Hanya saja prosedurnya masih banyak yang belum tertulis.

            Implementasinya adalah :

            We write what we do

            We do what we write

            We prove it

            We improve it

Langkah berikutnya (What next) ?

            Kami segera menginventarisir semua prosedur yang akan disusun dan dikategorikan kedalam 4 prosedur yaitu manual mutu, prosedur inti, prosedur pendukung, dan prosedur peningkatan.  Susunan Standard Operating Procedure (SOP) harus memenuhi 8 pasal dalam persyaratan standart ISO 9001:2008. Semua SOP kami diskusikan bersama dan disosialisasikan ke seluruh warga SPP Negeri Banjarbaru.

Apa yang menjadi Critical Point perjuangan mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008?

            Setelah cukup sosialisasinya, maka tibalah saat untuk melakukan commitment management.  Seluruh Pegawai harus menyatakan sikapnya sanggup melakasanakan atau tidak sanggup melaksanakan semua prosedur yang telah dibuat.  Pernyataan harus ditandatangani dia atas meterai Rp. 6.000,- dan diketahui Kepala Sekolah. Alhamdulillah 100% pegawai SPP Negeri Banjarbaru menyatakan sanggup melaksanakan prosedur tersebut.

            Langkah berikutnya adalah Launching.  Semua warga SPP harus melaksanakan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan prosedur (SOP) yang sudah ditetapkan tanpa ada pengecualian termasuk Kepala Sekolahnya.

            Commitment management dan Launching merupakan tonggak sejarah berlakunya system manajemen ISO 9001:2008 di SPP Negeri Banjarbaru.

Bagaimana pelaksanaannya?

            Dalam pelaksanaanya cukup melelahkan karena tidak hanya harus tunduk pada aturan system tetapi juga harus menyusun bukti-bukti dokumen dan harus diarsipkan dengan tertib, teratur dan informatif.  Keluhan disana-sini sudah jelas sering terdengar. Bahkan waktu 7 hari dalam seminggu terasa kurang untuk memenuhi tuntutan system manajemen ISO 9001:2008, sehingga kami sering lembur.

            Sudah barang tentu pelaksanaan sebuah system tanpa ada monitoring sama dengan omong kosong.  Untuk itulah perlu adanya monitoring. Pada awal November 2009 kami lakukan Audit Internal dengan auditor dari dalam sendiri dan Auditeenya adalah semua penanggung jawab SOP.  Semua penanggung jawab SOP cukup repot juga memenuhi semua tuntutan sistem manajemen dan mengarsipkan bukti dokumennya.

            Hasil audit internal kami bahas bersama dan segera ditindaklanjuti dengan batas waktu pertengahan bulan November 2009.

Kapan Pre assesment dan Main assessment dari URS?

            Pre assessment atau pre audit oleh auditor dari URS dilaksanakan pada awal bulan Desember 2009.  Semua penanggung jawab SOP cukup akomodatif dan informatif dalam pelaksanaan pre audit.  Cukup banyak temuan dalam pre audit yang justru menjadikan kami terpacu untuk melengkapi kekurangannya.

            Main assessment oleh auditor dari URS dilaksanakan pada pertengahan bulan Desember 2009.  Alhamdulillah kami direkomendasikan untuk memperoleh sertifikat ISO 9001:2008.

Sudahkah SPP Negeri Banjarbaru menerima sertifikat ISO 9001:2008?

            Alhamdulillah, pada awal bulan Pebruari 2010 kami telah menerima sertifikat ISO 9001:2008 dari URS dengan nomor:38229/A/0001/UK/En tanggal 12 Januari 2010. Itulah bukti bahwa kami kompak dan solid untuk mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008.